As Vigilâncias Sanitárias Municipais produzem uma documentação heterogênea e rica do ponto de vista probatório e histórico. São informações úteis e que através da organização e da preservação da documentação reforçam a identidade do setor e abre a possibilidade de utilização do acervo nas atividades de promoção e proteção à saúde. Para trabalhar ou resolver problemas existentes nestes arquivos, o profissional precisa de conhecimento preliminar da organização. Este trabalho descreve a metodologia empregada no levantamento da situação encontrada no arquivo da Vigilância Sanitária do Município de Nova Lima/Brasil. Apresenta organograma atual do Departamento, e a importância do arquivo estar inserido na Instituição. Elabora formulário inicial para coleta de dados documentais de acordo com a realidade encontrada no setor. Descreve a situação atual do arquivo e sua real necessidade. Este diagnóstico situacional da Vigilância Sanitária poderá ser usado como inspiração na elaboração de outros trabalhos semelhantes nos diferentes setores da Secretaria de Saúde do Município, que pretende futuramente implantar um sistema de gestão de documentos.